Huishoudelijk reglement TC Vicogne.

Jaargang 2018

 

 

Het huishoudelijk reglement is beschikbaar op onze website en bevat de bepalingen en reglementen om een goeie werking van TC Vicogne te verzekeren.  In het clubhuis kunnen tevens ook de statuten van onze vereniging ingekeken worden op aanvraag.

 

1.      Toegang tot de club.

 

  • Toegang tot het clubhuis.

 

Ons clubhuis is in wezen een privé-sportclub en lidmaatschap is vereist om te kunnen spelen en toegang te krijgen tot de club (zie ook rubriek: lidmaatschap).

Derden zijn welkom op de club bij sportmanifestaties of specifieke activiteiten van de club. Onder derden wordt verstaan:

  • Genodigden van leden
  • Ouders van spelende jeugdleden
  • Spelers van een bezoekende club bij tornooien en interclub-wedstrijden
  • Toeschouwers bij sportmanifestaties

 

Bij onsportief gedrag of andere aanleiding, kan de toegang van derden door de het bestuur ontzegt worden, Bij afwezigheid van bestuursleden kan deze beslissing ook door de barverantwoordelijke genomen worden.

 

 

  • Toegang tot de terreinen.

 

Als algemeen principe geldt: enkel tennisspelers mogen de terreinen betreden.  Niet-spelers mogen de terreinen niet betreden tenzij na specifieke toestemming van de baancommissaris/official, trainer of een bestuurslid.

 

Binnen de openingsuren van de club, hebben spelende leden en jeugdleden toegang tot de terreinen binnen de mogelijkheden van het reservatiesysteem.  Terreinen dienen steeds op voorhand gereserveerd te worden (zie rubriek: terreinreservatie).

 

Niet-leden kunnen tegen betaling gebruik maken van de terreinen, mits het op voorhand maken van een gastreservatie (zie rubriek: terreinreservatie).

 

Binnen het kader van interclub en sportmanifestaties zijn spelers van een andere club vanzelfsprekend welkom op de terreinen.

 

De baancommissaris/official, trainer of een bestuurslid kan aan éénieder de toegang tot de terreinen verbieden bij onsportief en overschrijdend gedrag.

 

2.      Lidmaatschap.

 

  • Algemene voorwaarden lidmaatschap.

 

TC Vicogne is in wezen een privé-sportclub en lidmaatschap is vereist om te kunnen spelen en onbeperkte toegang te krijgen tot de club en de faciliteiten.

 

TC Vicogne schrijft haar leden in bij Tennis Vlaanderen, de overkoepelende tennisfederatie in Vlaanderen.  U krijgt een lidnummer van Tennis Vlaanderen en U geniet van de voordelen van lidmaatschap van de overkoepelende federatie.

 

Voor uw lidmaatschap krijgt u:

  • een verzekering via aansluiting bij Tennis Vlaanderen
  • reservatie van de terreinen via het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen
  • toegang tot de doucheruimtes
  • toegang tot het clubhuis
  • de gelegenheid om deel te nemen aan de interclubcompetitie en/of de mogelijkheid deel te nemen aan tornooien
  • De mogelijkheid om deel te nemen aan alle evenementen georganiseerd door de TC Vicogne.

 

Wie spelend lid van de TC Vicogne wil worden, is niet verplicht aan interclub deel te nemen.  Indien u wenst deel te nemen aan interclub, moet u voldoen aan het reglement van Tennis Vlaanderen, d.i. een spelend lid zijn van de club.

 

De tarieven voor “SPELENDE LEDEN” worden jaarlijks bekendgemaakt via de website van de vereniging.

 

  • “steunende leden” en ereleden.

 

Eénieder die de TC Vicogne een goed hart toedraagt kan zich als ”STEUNEND LID” aansluiten.  Deze leden hebben dezelfde rechten en plichten als een “SPELEND LID” met uitzondering van alle afspraken met betrekking tot het gebruik van de tennisterreinen. Steunende leden worden geregistreerd in het ledenregister van de vzw, maar worden niet aangesloten bij Tennis Vlaanderen en zijn bijgevolg ook niet verzekerd bij tennisactiviteiten.

 

“ERE-LEDEN” worden benoemd door de Raad van bestuur. Zij zijn lid van de vereniging maar aan hen wordt als erkenning voor de geleverde prestaties geen lidgeld in rekening gebracht.

 

 

  • Aanvraag lidmaatschap.

 

De wijze waarop u zich kan lid maken, vindt u terug op onze website www.tcvicogne.be. Uw e-mailadres en uw telefoon- of mobiel nummer zijn voor ons van het grootste belang opdat we correct en snel met u kunnen communiceren. Zorg dat wij steeds over de meest recente gegevens beschikken.

 

Indien de club reeds beschikt over de meest recente gegevens, dan kan u zich als bestaand lid via eenvoudige overschrijving van het lidgeld op rekeningnummer van de vereniging opnieuw lid maken voor komend seizoen.  Vergeet hierbij niet om in de mededeling duidelijk naam en voornaam te vermelden.  Indien uw gegevens niet meer correct zijn, dan dient u via mail naar bestuur@tcvicogne.be de meest recente gegevens door te sturen.

 

Nieuwe leden zijn leden die het vorig tennisseizoen niet op de ledenlijst van de TC Vicogne voorkwamen.

Nieuwe leden dienen het op de website beschikbare inschrijvingsformulier nauwkeurig en volledig in te vullen.  Aanvraag tot lidmaatschap dient via elektronische weg te gebeuren.

 

De betaling van het lidgeld dient op het aangegeven rekeningnummer te gebeuren, met vermelding van naam en voornaam.  Na ontvangst van uw betaling, kunnen wij u inschrijven bij Tennis Vlaanderen en vanaf dat ogenblik bent u lid van de club.  U kan slechts reservaties maken op de terreinen nadat uw betaling verwerkt is en uw lidnummer bevestigd door Tennis Vlaanderen.  Lidgelden worden niet terugbetaald.

 

 

3.      Kleding en gedragsrichtlijnen.

 

Tenniskleding is verplicht op het terrein en tennisschoenen met een ondiep profiel zijn vereist. Op gravelterreinen is het uitermate belangrijk dat u het juiste schoeisel draagt om de terreinen niet te beschadigen, en de terreinen mogen niet met ander schoeisel betreden worden. De Raad van bestuur of de baancommissaris/official kan spelers vragen hun kledij aan te passen, of hen de toegang tot de terreinen te ontzeggen bij niet aangepaste kledij en schoeisel.  Bij afwezigheid van bestuursleden, mag de ook de barverantwoordelijke deze beslissing nemen.

 

Ouders, die hun kinderen meenemen, moeten ervoor zorg dragen dat deze kinderen niet op de terreinen komen en spelers niet storen tijdens het tennisspel.

 

Op of rond de terreinen mag geen onnodig lawaai worden gemaakt tijdens een tennisspel.

 

Fietsen dienen te worden geplaatst in de daartoe bestemde ruimte bij de ingang van het clubdomein.

 

De spelers op de terreinen en de supporters dienen zich te houden aan de regels van de fair-play en sportiviteit. Het gebruiken van verbale of lichamelijke agressie kan leiden tot het stopzetten van het spel, onmiddellijk verlaten van de baan of verwijderen uit de club. De RVB kan sancties nemen indien nodig.

 

4.      Openingsuren en verlichting van de terreinen.

 

De tennisterreinen zijn dagelijks open vanaf 9u.  In principe kan tot 22h ’s avonds gespeeld worden

 

Het clubhuis is in principe geopend tot 23h30 op dinsdag, woensdag, en vrijdag, behalve bij regenweer of bij onbespeelbare terreinen. Op bepaalde dagen is het clubhuis niet open tot 23h30.  De openingsuren worden geafficheerd in het clubhuis.

 

De terreinen worden in de maanden april, mei, augustus en september kunstmatig verlicht vanaf 21h op de openingsdagen van het clubhuis.  Er kan geen garantie op spelen bij kustlicht gegeven worden wanneer het clubhuis gesloten is.  Spelen bij kunstlicht, is inbegrepen in de prijs van het lidgeld.

 

Het exacte sluitingsuur van het clubhuis na 22h wordt bepaald door de Raad van Bestuur of de barverantwoordelijke.

 

5.      Onderhoud.

 

Ieder “SPELEND LID” (en eventueel gast) veegt na het tennissen, maar binnen de speelperiode, de tennisbaan zorgvuldig. Bij het vegen wordt het gehele terrein bedoeld, met inbegrip van de strook achter de basislijn en de strook tussen de velden. Meer informatie mbt het correct vegen van een terrein, vindt u op de website onder “terreinreservatie”.

 

Bij het ontstaan of bij het aanwezig zijn van plassen op de terreinen, mogen deze niet bespeeld worden. Indien er na langdurige regenval plassen op de baan ontstaan zijn, zijn de pleinen pas beschikbaar nadat de RvB en/of de terreinverantwoordelijke daartoe het groene licht gegeven heeft. Plassen mogen niet verwijderd worden.

 

De terreinverantwoordelijke kan in overleg met het bestuur besluiten tot het (tijdelijk) sluiten van een speelbaan of van alle terreinen.

 

Onderhoud heeft altijd voorrang op reservatie.

 

Voorwaarden m.b.t. het gebruik van de tennisterreinen:

Tracht het veroorzaken van gaten en kuilen te voorkomen

Spaar het net; er niet tegen leunen of op gaan zitten, er niet over springen

Losgeraakte belijning, gaten, kuilen en andere ongemakken melden aan het bestuur.

Afval in de daarvoor voorziene vuilbakken gooien.

 

6.      Reservering.

 

Elk “(NIEUW) SPELEND LID” dat aan zijn/haar financiële verplichtingen tegenover de vereniging heeft voldaan, komt in het bezit van een login en paswoord. Het paswoord geeft toegang tot het reserveringssysteem van de TC Vicogne.

 

Elk lid dat gedurende een bepaalde periode van een baan gebruik wil maken is verplicht voor die periode te reserveren met zijn of haar paswoord.

 

Het het reservatiesysteem kan ook gebruikt worden om te spelen met een “GAST” (= niet club-lid), tegen betaling van het daarvoor vastgelegde bedrag. Dit tarief wordt jaarlijks bekendgemaakt via de website van de vereniging. Het reservatiesysteem is voorzien op 3 gastspelers tegelijkertijd.

 

Terreinen die door de club zijn gereserveerd voor competitie, tornooien, tennislessen en trainingen worden met aparte labels aangegeven en krijgen voorrang op gewone reservaties. Reservaties gemaakt binnen het kader van de cluborganisatie voor meerdere leden tegelijkertijd hebben in principe ook voorrang op individuele reservaties.  We houden binnen de mate van het mogelijke rekening met bestaande individuele reservaties, opdat onze leden maximaal kunnen reserveren én spelen.

Bij opmerkingen over individuele reservaties of conflicten in het reservatiessysteem, dient u contact op te nemen met het bestuur.

 

Wij vragen de leden, indien zij een reservatie niet wensen op te nemen, deze in de computer te annuleren. Op deze manier kunnen andere leden van het terrein gebruik maken. Het bestuur wil vermijden dat er ondanks een reservatie niet wordt gespeeld. Bij grove misbruiken kan de raad van bestuur sancties opleggen.

 

Het is niet toegestaan om de naam van een ander lid te gebruiken in het reservatiesysteem en hiermee een niet-lid uit te nodigen (voorbeeld: naam van uw kind in het reservatiesysteem zetten en spelen met een kennis).  Het reservatiesysteem voorziet “gastspeler 1-2-3” opdat u met een niet-lid kan spelen. Bij misbruiken, kunnen sancties genomen worden.

 

Het recht van reservatie vervalt indien de reserveerder na 15 minuten het terrein nog niet heeft betreden.

 

Reserveren kan vanaf 14 dagen op voorhand. U kan een terrein maximaal per blok van 1 uur reserveren, opdat zoveel mogelijk spelers gebruik kunnen maken van de terreinen.

 

Het gebruikmaken van het reserveringssysteem is kosteloos.

 

 

7.      Tennislessen.

 

Voor leden en niet-leden van de vereniging bestaat de gelegenheid tot het volgen van tennislessen, verzorgd door het trainersteam van de vereniging.

 

De prijslijst van alle trainingen verzorgd door het trainersteam vindt u in de folders en op de website van de TC Vicogne.

 

Het trainersteam van de vereniging wordt samengesteld door het bestuur van TC VICOGNE en bestaat uit gekwalificeerde trainers (minimum aspirant initiator) en een afvaardiging van het bestuur. Voor groepstrainingen kan het team eventueel aangevuld worden met niet-gekwalificeerde hulptrainers. De samenstelling van het trainersteam vindt u jaarlijks terug op de website van de vereniging.

 

Inschrijvingen voor deze trainingen gebeuren hoofdzakelijk online.  Deze inschrijving is bindend.

 

Het trainersteam bepaalt de samenstelling van de groepen en communiceert dit aan de spelers en of ouders van jonge speler. In principe hebben de spelers geen bevoegdheid om zelf hun groepen samen te stellen en/of een trainer aan te duiden. Uiteraard zal het trainersteam binnen haar mogelijkheden rekening houden met de wensen van de spelers.

 

De volledige betaling moet gedaan zijn alvorens de lessen te mogen aanvatten. Lesgeld wordt niet terugbetaald!

 

8.      Alternatieve organisatie.

 

Organisatie van activiteiten moeten vooraf voorgelegd worden aan de raad van bestuur en eventueel opengesteld worden voor alle leden. Onder activiteiten wordt verstaan: (recreatieve) tornooitjes, feestjes, etentjes, …

 

9.      Verzekering/EHBO.

 

Spelende leden zijn (gans het jaar) verzekerd door Ethias via Tennis Vlaanderen. Bij een sportongeval, dient een online registratie bij Ethias te gebeuren.  Dit gebeurt door het bestuur.  In het clubhuis liggen de nodige papieren klaar om de procedure op te kunnen starten.

 

Niet-leden spelen steeds op eigen risico.

 

Ten behoeve van EHBO staat in het clubhuis een verbanddoos ter beschikking.

 

10. Overige.

 

De aanwijzingen van bestuursleden, commissieleden en de baancommissaris – met betrekking tot hetgeen in Huishoudelijk Reglement wordt vermeld – dienen te worden opgevolgd.

 

Bij het niet navolgen hiervan kan door het bestuur het speelrecht worden ontzegd. In bepaalde gevallen kan de beheerraad beslissen tot uitsluiting uit de Tennisclub.

 

In die gevallen, met betrekking tot het gebruik van het clubgebouw, domein en tennisterreinen waarin dit reglement geen duidelijkheid verschaft, beslist het bestuur.

 

De vzw Vicognetennis kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen noch voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijk eigendom.

 

 

 

11. Clubhuis.

 

Het clubhuis kan uitzonderlijk gebruikt worden voor privé doeleinden. Daarvoor dient uitdrukkelijk toelating gegeven te worden door de raad van bestuur. Uitgesloten zijn formele bijeenkomsten van verenigingen of groeperingen van een politieke strekking.

 

Roken is niet toegestaan binnen de muren van het clubhuis .

 

Flesjes en glazen mogen niet meegenomen worden op de terreinen.

 

Alle rekeningen dienen contant betaald te worden.

 

Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank in het clubhuis of elders op het domein te gebruiken.

 

Het bestuur wil voorkomen dat personen met meer dan het toegestane alcoholpromillage aan het verkeer deelnemen. Op basis daarvan kan de verstrekking van alcoholhoudende dranken worden geweigerd.

 

Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen kunnen door een beheerder of uitbater van het domein verwijderd worden. De Raad van Bestuur kan deze overtredingen bestraffen door tijdelijke of gehele schorsing.

 

Uiteraard worden de wettelijke regels gehandhaafd.

 

12. Privacy

Als lid beschermt TC vicogne uw privacy.  Er worden geen persoonlijke gegevens doorgegeven aan derden zonder uw expliciete toestemming. Evenwel: foto’s/videomateriaal binnen clubverband en op de terreinen kunnen gepubliceerd worden op de facebookpagina van de club en/of op onze website.  Door uw lidmaatschap verleent u hiervoor automatisch uw toestemming.  Indien u dit niet wenst, moet u dit schriftelijk melden aan het bestuur.

 

 

 

 

 

Opgemaakt te Bredene

01/07/2018